Rol en bereikbaarheid

De opleidings- en klachtencommissie van SHP-E(NL) kan worden ingeschakeld voor inhoudelijke en organisatorische vragen met betrekking tot de kwaliteit van de opleiding, de communicatie van regelingen en individuele afspraken. Dit kan gebeuren vanuit:

1. Het opleidingsinstituut
2. De equitherapeut in opleiding, de gediplomeerde in de Equitherapie SHP-E(NL), of de gecertificeerde / tijdelijk geregistreerde Equitherapeut SHP-E(NL)
3. Cliënten die klachten hebben over gecertificeerde of tijdelijk geregistreerde Equitherapeuten SHP-E(NL)

Gecertificeerde of tijdelijk geregistreerde Equitherapeuten SHP-E(NL) kunnen in hun algemene voorwaarden en contracten in het kader van de kwaliteitsbewaking verwijzen naar deze klachtenprocedure van SHP-E(NL).

Een aanvraagformulier voor vragen aan de commissie kan direct via de website van SHP-E(NL) gedownload worden.

Taken en bevoegdheden

• Naleving en praktische omzetting: De commissie bewaakt de naleving van het kwaliteitsbeleid en het certificeringsbeleid van SHP-E(NL).
• Aanvragen & Dossiers: Alle aanvragen voor diplomering, toetsing van toelatingseisen, certificering en individuele regelingen lopen via de commissie, die tevens de opleidingsdossiers beheert.
• Bestuursondersteuning: Ondersteunt het bestuur bij opleidings- en bijscholingsvraagstukken.
• Klachtenbehandeling: Behandelt formele klachten met betrekking tot de opleiding en de beroepsuitoefening van Equitherapeuten SHP-E(NL).

Aanvragen & Procedure

Ingeschreven deelnemers en therapeuten kunnen zich met hun aanvragen wenden tot de voorzitter van de opleidings- en klachtencommissie. Aanvragen worden uitsluitend in behandeling genomen indien ze zijn ingediend via het officiële aanvraagformulier (of de daarvoor bestemde certificeringsformulieren) en de verschuldigde administratiekosten zijn voldaan.

Uitspraken: Uitspraken van de commissie zijn bindend voor de aanvrager en worden vastgelegd in de notulen en het opleidings- of certificeringsdossier.

Taken van de voorzitter / hoofd van de commissie

• Verzamelen en digitaliseren van alle binnengekomen gegevens en aanvragen.
• Bijhouden van registratiegegevens en dossiers van therapeuten (in opleiding, geregistreerd en gecertificeerd).
• Terugkoppeling naar aanvragers over ontvangst, nazicht op volledigheid en inhoudelijke besluiten binnen drie weken na de vergadering.
• Controleren van de betalingen van administratiekosten via de penningmeester.
• Actualiseren van het databestand van het bestuur en de lijst van gecertificeerde therapeuten.
• Bijeenroepen en leiden van de kwartaalvergaderingen en bewaken van de besluitvaardigheid.
• Verzorgen van de officiële stalplaquettes voor gecertificeerde therapeuten.

Indienen van aanvragen en formulieren

Ingeschreven deelnemers SHP-E(NL), Equitherapeuten SHP-E(NL) en equitherapeuten in opleiding kunnen zich met hun aanvragen wenden tot de voorzitter van de opleidings- en klachtencommissie. Aanvragen worden alleen in behandeling genomen mits ze zijn ingediend via het aanvraagformulier of via de door de commissie voor certificering en diploma-uitreiking forziene formulieren, én indien de verschuldigde administratiekosten zijn voldaan.

De opleidings- en klachtencommissie wordt door de opleidingsleiding op de hoogte gehouden van lopende opleidingen, examens, afwerking van extra opdrachten en bijscholingen. In geval van problemen tijdens de opleiding kunnen opleidingsleiding, docenten en studenten zich wenden tot de commissie. Uitspraken van deze commissie zijn bindend.

Voor diploma-aanvragen, certificeringsaanvragen en andere verzoeken zijn er individuele formulieren op de website beschikbaar. 'Andere' aanvragen kunnen onder meer zijn:

• Uitstel van examen
• Uitstel van extra opdrachten
• Certificeringsvragen
• Uitzonderingsregelingen etc.

Ook klachten vallen formeel onder aanvragen aan de opleidings- en klachtencommissie, die hierover volgens de klachtenprocedure beslissingen neemt, op voorwaarde dat de klacht onder haar takenpakket binnen SHP-E(NL) valt.

Formulering: Aanvragen en klachten dienen op het formulier zodanig geformuleerd te zijn dat er een duidelijke vraagstelling voor een uitspraak uit voortvloeit. Aanvullend materiaal (correspondentie etc.) kan per mail worden ingediend bij de voorzitter onder verwijzing naar het standaardformulier.

Procedure en behandeling

Aanvragen voor uitzonderingsregelingen m.b.t. opleiding en certificering worden behandeld volgens de kwaliteitsrichtlijnen. Met individuele situaties wordt, wanneer gerechtvaardigd, rekening gehouden op voorwaarde dat het kwaliteitsbeleid van SHP-E(NL) intact blijft en reeds gesloten contracten en afspraken worden nageleefd. De uitspraak wordt doorgestuurd naar de betrokkene en vermeld in het opleidings- of certificeringsdossier.

De opleidings- en klachtencommissie vergadert één maal per kwartaal (meestal in de eerste week van het kwartaal). Aanvragen moeten minimaal één week voor het begin van het kwartaal ingediend zijn en de administratiekosten van € 15 moeten voldaan zijn om in behandeling te worden genomen.

Taken voorzitter / hoofd opleidings- en klachtencommissie

• Verzamelen van alle aanvragen en digitaliseren van alle binnengekomen gegevens.
• Bijhouden van registratiegegevens van therapeuten in opleiding, geregistreerde en gecertificeerde equitherapeuten.
• Terugkoppeling naar aanvragers over de ontvangst en behandeling van hun aanvragen (inclusief nazicht op volledigheid, zoals handtekeningen en bijscholingsuren).
• Opvragen van de betalingen van administratiekosten bij de penningmeester.
• Besluiten van de commissie binnen drie weken na de vergadering aan de aanvrager bekendmaken.
• Elektronische aanvulling van het opleidings- en certificeringsdossier met uitspraken en up-to-date houden van het databestand.
• Nauw contact onderhouden over binnengekomen klachten en zorgen voor procedurele afhandeling.
• Rondsturen van relevante aanvragen en gegevens per mail aan de leden voor de vergadering.
• Doorgeven van belangrijke en vertrouwelijke mededelingen vanuit het bestuur.
• Bijeenroepen van de kwartaalvergaderingen (of via Skype/mail) en waarborgen van de besluitvaardigheid.
• Verzorgen van de stalplaquettes voor geregistreerde en gecertificeerde therapeuten.

Opzegtermijn functie: Minimaal 7 maanden tot 1 kalenderjaar. De functionaris beëindigt de functie bij voorkeur niet voor het einde van het kalenderjaar, draagt zorg voor een opvolger en inwerking, en blijft tot en met de overdracht verantwoordelijk voor de toevertrouwde taken.